文｜葉哲瑜 2019年8月號
企業的資訊管理系統，也就是俗稱的ERP，目的在於整合企業內部營運所需的各種流程：如採購到付款、銷售到收款、庫存管理、製造、人力資源等流程於一套管理平台之上。 這樣有什麼好處？
1.提升效率。當使用過多各自獨立的應用程式，會使整體作業時間拖長，部門間也無法有效溝通。當今天不同作業存在於同一平台時，我們即可精簡及自動化核心業務流程，協助公司全員事半功倍。
2.提升洞察力。公司內部所有資訊統整於同一平台，資訊便可更透明，更即時，協助經營者及管理顧問迅速找出關鍵營運難題的答案。
3.增加營收。透過分析系統內收集的種種歷史資料，如銷售金額、退貨率、客戶忠誠度……企業便可以更精準地做出銷售預測，做出詳盡的物料需求計畫（MRP）*， 精準採購，降低庫存，降低退貨率，增加營收。
總歸來說，系統能協助您決定什麼是正確的事，並幫助您的企業正確地做事，降低您的經營風險，提升效率。
那什麼是「好的」呢？
我相信在大家的生活中，都一定有自己喜愛用的商品或服務，但是大家知道為什麼自己會喜歡它嗎？在此我來替大家簡單歸納一下這些好產品的共同特性以及他們對於設計一個好的ERP所代表的意義：
Make it Simple. 簡單至上
一個有價值的產品，往往能讓一項不受歡迎 (複雜) 的任務變得容易：更簡單、更快，甚至根本不用做。當我們在思考創新的時候，最直接的方式就是去檢視生活或工作上一項任務所需要的步驟，再去思考我們能如何利用我們的產品或服務減少這些步驟。 人們不喜歡花時間等車，品質又不一，所以才有了Uber。人們不喜歡像現在大熱天出門買東西，貨比三家又太花時間，所以才有了PChome、蝦皮等等的線上購物網站。
好的ERP一樣應該讓複雜的任務變得很簡單。把複雜的邏輯交給系統自動處理，讓用戶在不自覺的情況下成為了專家。例如：倉庫人員收料入庫後，不知不覺已產生會計分錄。採購人員執行MRP，不知不覺中完成了複雜的材料需求計算。沒學過成本會計的員工也能算出精準的存貨單價等等。也因此，用戶只需專注於提供更好的服務給客戶就好。
*有關於 MRP 的相關細節，請參考45-46期經營績效部門曾協理的解說。
Focus. 專注核心價值
偉大的產品不是萬能的，通常他們是極簡的，專注在完美體現他們的核心價值。 讓人們能夠在想到一件事情的時候，腦海中浮現的就是它。當人們在尋找週末約會餐廳的時候不會搜尋「台北市菜單最長的餐廳」，而是「台北市最佳約會餐廳」，對吧？同樣的道理，我們今天在做一個新產品的時候，必須要先定義，我們的客群是誰？我們能帶給他們的價值是什麼？而不是最多的功能。
好的ERP也應清楚定義客群。如果是中小企業，那我們就應以最好的中小企業系統為目標。中小企業需要的是什麼？中小企業用戶對資訊系統的熟悉度為何？除了軟體，我們可以為他們帶來什麼樣的價值？例如：中小企業若缺乏專業的管理顧問，缺乏財務專家，我們是否可以透過我們的系統，提供即時的管理諮詢與財務分析的服務？
It Lasts. 永遠經得起考驗
好的產品是經得起時間考驗的。通常它不會一直需要什麼大改才能讓它持續成功。 iPhone就是一個很好的例子。自從第一代的問世到現在，我們還是用一樣的方式來打字、瀏覽圖片、拍照、上網、和播打電話。隨著時間的經過，螢幕大小、畫質處理器進化了，APPs變更多了，但是操作行為、用戶體驗完全沒變。人們不必因為換了新一代的iPhone就須重新學習。
好的 ERP 也該如此。企業不應因為成長了，需求變多了，就被迫換系統，從零開始重新導入重新學習。系統的設計應該要有很大的包容性和彈性，可以隨著客戶成長，保有同樣的使用經驗，無論您的企業有多大、涵蓋的業務有多廣。
It Looks Good. 視覺饗宴
好的產品不能只有功能，它還要好看。視覺上的平衡與和諧是能讓一個產品看起來不只更有吸引力，同時也會感覺好用，提高使用的意願。人們去買車第一個看到的是什麼？外型。一位整理得乾淨，打扮得體面，和一位邋遢衣衫不整的人，哪一位你比較願意認識？Good product looks good.
為何企業系統看起來就一定要顏色單調，Layout複雜，一堆的按鍵，框線？ 如果今天您的系統看起來像iPad的UI一樣乾淨、簡單、好看、視覺壓力低，一整天下來，心情是不是也會比較愉快？愉快的心情是否可提升生產力？我相信是有差的。
It is Intuitive. 直覺般容易
好的產品用起來是簡單容易的。好的產品通常會有一個分層式的使用設計，能讓使用者逐漸從簡單上手到使用複雜的功能。它裡面的用字遣詞、 視覺符號提示也應該要符合目標族群的習慣。這樣才能讓他們有一個好的「第一次使用經驗」。這是非常重要的！現今市面幾乎所有的產品及服務都有一個免費試用期或鑑賞期，如果你給用戶的第一印象是「難用」，你之後要說服他使用你的產品就很難。
ERP應該朝著零導入目標前進。在程式裡面引導用戶去操作UI，建立基本資料，完成設定。給他們一種我自己就可以完成的自信心。這樣子之後即便需要導入協助，也較不會排斥。
了解了一個好的產品所需具備的條件後，各位下次在購物時，不妨可以停下來先想想，這是不是一個好的產品，做出正確的決定。
點石數位科技正在發展的ERP產品，也在朝著上述的目標前進中。
總結：
一個好的系統需要有簡單的操作，貼近實務上的功能與流程，提供軟體之外的附加價值，以及能帶給用戶正確的觀念，提升企業內部的管理品質。
