嘉威活動的幕後推手

嘉威活動的幕後推手

嘉威活動的幕後推手

許慧儀經理

 

嘉威每年都有三大活動:運動會、尾牙、員工旅遊。每一次活動都花招百出、不斷創新,讓員工及眷屬玩得不亦樂乎、留連忘返。在這些活動背後,有一群人,他們的身份除了是嘉威員工外,也是這些活動的籌備人員—職福。嘉威舉辦的每一場活動,都需要提前二個月至半年的時間規劃、找場地,最厲害的是他們原本在嘉威的工作,並未懈怠!現在,我們就來揭開這個神祕又奇特團隊的面紗~

抽到大獎~職福這回事

職福珮禎說:被抽到職福時,大家心情都不一樣,當下並沒什麼特別的感覺,只是後來大家陸續跟我說恭喜,她心想:當職福到底有什麼不好?不過就是要辦活動。等到真正變成職福後,雖然要做的事情很多,但更開心的是認識原本不熟悉的同事,在職福最大的收穫就是發現每個人的好!

職福承毅則覺得員工參與活動的角度跟舉辦活動的角度不一樣,需要考慮的東西也不一樣,比如說職福會站在從公司的角度出發,要做任何決策時,就會同時考慮兩邊的感受,進而從中學到一些東西。所以在擔任職福時,他就會站在員工的立場想會提出什麼問題?加入職福後更瞭解公司活動的運作,能夠有機會擔任舉辦大型活動的人員,是個難得的經驗。

職福秉祐補充道:職福這個角色讓他更了解所長及其他合夥人的想法!以尾牙為例,原本單純以為尾牙是員工的場子,所以準備的內容都是給員工的,但做出來的影片都被否決,溝通後才了解,會計師們覺得尾牙最主要是要讓員工的家長了解小孩工作的環境,知道公司如何對待員工,進而讓他們安心!是他一開始都沒想到的。

運動會、尾牙、員工旅遊 ~~點滴大小事!

說起擔任職福時,每個人都有著不同的回憶,有人對員工會議訂百人點心的流程感到新鮮,希望自己未來遇到任何事都可以保持積極及熱忱!有些人說拿起活動主持人的麥克風是對自己很大的挑戰!主持人必須熟悉整個活動的流程,控制每個活動的時間,但當天還是有許多變動需要因應,隨時調整流程,讓活動能順利完成;還有遊戲進行的說明及抽獎氣氛的營造,都是當天令人覺得緊張又興奮的部份。

也有人在幕後默默付出,像是尾牙晚宴的聲光控制,這項工作更要熟悉尾牙流程的細節,原本以為就是放影片及音樂,直到現場彩排後,才知道很多地方必須要再跟會場的人員配合,活動時的切換畫面,流程要搭配的音樂,播放影片、配合頒獎等等,尾牙開始前真的壓力很大。

有更多可能外人看來微不足道的事,像是製作記錄影片、剪輯進場音樂或配樂、製作抽獎券、活動道具……等,都是職福們不熟悉的領域,卻為了嘉威人的活動,一次又一次地嘗試、修改、潤飾,最後才把最好的一面呈現在大家面前!

一步一步地解決困難的事

萬事起頭難,有人說在辦活動必須從零到有,需要大家集思廣益之後再整合大家的想法;有人覺得活動流程安排是最困難的,參考前輩們留下的資料,但很難預估會有什麼突發狀況,只能隨機應變;也有人覺得事前道具的準備,實際上與原本預想的發現有執行上的困難,只能不斷討論與嘗試後,才能夠順利的進行;還有人遇到工作與職福討論時間的衝突,以致有時會不清楚討論決議而有所誤解。

職福以創新為目標,期望每年帶給大家不同的感受,發揮想像力創造活動,過程中會遇到很多困難與挫折,但是在不斷的討論、更新與克服,漸漸的使活動更加完善,後期越接近雖然會比較緊張,但也伴隨著興奮,都是因為完成一場大活動的成就感。

再難,也不忘學習的事

職福珮禎說:學到了團隊合作的重要性,每個人除了工作外,還要另外撥出時間開會、想活動的內容,並且要尊重每個不同想法的人,在開會的討論過程中,難免會有不同的意見,在意見分歧時,可以多聽聽別人的想法,表達自己的看法,最後找到一個最好的方法,因為大家都是為了團隊在努力,想讓活動更好。

職福仁慧更提到她學習到了取捨,辦任何活動,一定都會有條件的限制。理想是美好的,是大家都想要的,但現實是有限制的,在理想與現實間,要如何評估現況及取捨,在現有資源下做到最好成果,是學習最多的地方。

一定要說感恩的事

一件事情的完成,背後是有許多人的付出與更多人的成全,職福承毅提到他最想感謝的是他的組長,因為擔任職福的關係,需要多花時間在活動策劃上,感謝組長給了他空間處理職福的事物,也能夠體諒並提供協助,讓他不管是在工作或是職福的事務都能兼顧並順利完成。

當然,感謝夥伴也是很重要的,因為一起經歷、一起面對困難、一起完成活動、相互包容,最後一起成長。

職福林芸說:我想感謝職福中的每一個人,謝謝大家帶著我成長,看到每一個人身上發的光彩,更看見許多值得學習的地方;有問題,提出來夥伴都可以解決,而在完成一件事後,也有夥伴總是給予我鼓勵。

在大家熟知的職福外,默默付出的還有宏尉跟施小姐!宏尉是當職福遇到任何問題,都會在第一時間跳出來幫忙解決,像是與所長溝通的事交給他,就會達到很好的效果。職福所有事項都會向施小姐回報,因為她比較在乎相對細節的事項,而且非常願意傾聽大家的想法,希望大家都玩得快樂,像尾牙裝扮事後的加碼就是她決定改成兩倍。

但最後職福碑碰說:還要感謝熱情參與的嘉威人,因為有大家的參與及配合才能使我們活動進行得這麼順利。

重要的人→重要的事

活動統籌、活動設計、對內對外的溝通、甚至活動細節都有人覺得是最重要的環節,其實在當下的每個人都很重要,在自己的崗位上做好自己的事,在夥伴需要幫忙時,適時給予協助,才能成就每一場活動。

心態擺正才是正確的事

剛進到職福團隊時,許多職福都覺得很新鮮,職福嘉貞更提到辦一場活動下來,要注意的事情實在太多了,其實跟工作有點像,當決策時,就已經注定後續會產生怎麼樣的結果,所以在思考事情的時候,就要想完後續的發展,很有挑戰!雖然抽到職福的時候心情很複雜,但過程是好玩的,像是做影片、討論遊戲內容,同時也要考慮原先的工作,工作做不完的壓力每個人都有,就是想辦法把工作做最好的安排。

而職福秉祐認為,最重要的心態是當職福不要計較、不能比較,因為每個人的工作原本就不同,所以有些人無法配合開會或執行任務;亦或每個人個性、特長不同,反而要想辦法發揮最大作用,交付適合的工作給每個人,才能將活動辦到最好!

最後,讓我們嘉威人用力、努力地玩,參與每一次的活動,不辜負職福的付出與會計師們的用心,感謝這一切!

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