文‧ 簡晨宇 實踐師/曾俊超 協理 2020年11月號
第四季已悄悄到來,您的公司開始擬定明年度的策略目標了嗎?還是已經更進一步要把策略目標展開成年度的執行計畫了呢?
我好像聽到有人在問:「策略目標?年度計畫?那是什麼?手邊的工作都忙不完了,寫計畫只會趕不上變化啊!」「喔對了,也趕不上老闆的一句話。」等等,我怎麼覺得有股濃濃的怨氣從遠方傳來啊……。
疲於救火,永遠在「喬」?
不曉得您或主管是否經常疲於救火?輕者可能是三天兩頭就在「喬」人力(既有人力無法負荷,或如期完成,需要及時增加人力)、「喬」時間(來不及完成,所以請需要接續的部門或廠商壓縮完工的時間)、「喬」空間(倉庫這麼大,總該有可以喬開來的空間,但忘了倉庫的人力與空間也有極限),更有開不完的臨時會議;重者可能是忙於籌措周轉資金,因為人力、時間、空間都被「喬完」了,只好動用外部資源,最終要「喬」的就是錢。但是「喬」了這麼久的結果,可能是事倍功半,甚至白忙一場,引發內部不滿,更慘的,還可能只賺到客訴,公司同仁還要再花更多心力收拾殘局,得不償失。
耐心「計畫」保健康
這些可怕的情況絕對跟年度計畫有關,也跟老闆或主管的脾氣好壞與心血管強度有關,也因此和所有同仁的身心健康息息相關。為了讓大家保持健康,每年請一定要耐下性子,坐下來好好研擬未來的這一年我們要做什麼,要往哪去。
步驟1
釐清使命願景,訂定目標
首先,釐清公司的使命願景,確認經營的理念,我們要創造什麼價值(解決人們的困擾、增加人們的效率等)?不要表裡不一,自相矛盾。另外,我們想成就哪些了不起的事(成為業界第一、台灣之光)?那我們就要往那個方向前進。
接著,我們想在這三到五年間完成哪些事?營業額的提升、產品功能的進步、擴展團隊或是開拓新市場都是常見的目標。另一種目標則是改善我們目前的劣勢,例如:運費太高、產品品質不穩定、新人留職率低。
然後,試著擬定優於現況,但有可能達成的目標。
步驟2
盤點資源,拆分事項
目標大致底定之後,就要盤點目前擁有的資源,如:現金、人力、人脈、能力、專利等,我們可以怎麼運用這些優勢加速達成目標,抑或我們距離目標還差了哪些關鍵要素,公司是否能擰出額外的資源等等,都是擬定目標初期讓人傷透腦筋的大代誌。如果執行上有難度,就必須再調整目標與時程。
好不容易確認要執行的目標後,就要將目標拆分成可被執行的計畫,並分配人力與預算。在此提醒,越能清楚地對基層人員布達目標,並確認基層人員足夠了解計畫的執行步驟,基層人員就越清楚自己為什麼要這麼做,及需要做什麼。不能只是主管自己清楚,那只會事倍功半。
當全公司都擁有共同的目標,如此一來,主管與基層人員再也不是無頭蒼蠅,不用再想破頭揣摩上意,不用再猜:「老闆這次是玩真的嗎?還是我做一半又要從頭來過?」,降低人員的怨氣。也會讓跨部門溝通時更有所依據,可以更聚焦在如何如期完成任務,減少各做各的、像是活在不同時區的痛苦內耗。
步驟3
完成年度計畫
年度計畫就是企業這一年的定錨,由誰,什麼時間執行,能花多少錢,要做到什麼程度都一清二楚,也因此只要透過定期檢視成果,主管就能快速掌握狀況,突發事件也會大幅下降,也順帶降低各位的血壓。
混沌又動盪的2020年終於進入尾聲,對於2021年,您想做些什麼呢?或是下定決心要讓明年跟今年有哪些不同呢?如果有想法,那請拉著公司的夥伴一同完成年度計畫吧。如果您不曉得該從何開始著手,那請撥通電話,給我們實踐師有出場幫您降血壓的機會吧!