運用Cloud系統工具，解開中小企業資訊困境

文‧李孟峯 實踐師　2022年3月號

　在網路普遍伴隨著疫情的推波助瀾下，「移動辦公」、「維持溝通品質」是現今企業在選擇資訊系統首要考量的重點之一。如何在不進公司的情況下也能順利完成表單登打與簽核，如何隨時隨地查閱公司重要報表或資訊都變成不可或缺的需求。

　但在系統採用上，中小企業卻時常面臨一些意想不到的困境：

• 捉襟見肘的系統軟體：系統採用時，未考量未來性，用了一段時間後發現系統功能不足以因應不斷變化與成長的企業需求。
• 龐大的外掛客製花費：系統功能不足時，勢必要針對不足的功能進行客製而產生龐大的客製費用。
• 動彈不得的僵化功能：客製的功能也可能有先天上的限制，無法完全滿足公司所有的需求。
• 提心吊膽的資訊漏洞：系統功能撰寫得不夠完善，嚴重的程式錯誤（BUG）導致企業運作錯誤進而面臨巨大的風險危機。
• 難以串連的封閉環境：系統架構封閉，無法將資訊進行串連，資料無法方便的讀出與寫入應用。
• 綁手綁腳的單一平台：新的需求必須符合移動辦公，而部分系統卻無法提供跨平台的功能，導致企業使用上遭遇阻礙。

　這些都是客戶在系統採用上常見的困擾，所以誠心建議在選擇系統時，應要將「未來性」、「串聯性」作為考量的依據之一。例如系統是否能滿足現行企業作業與管理需求包含行動辦公，是否具備擴充性因應未來成長後所需功能，是否能串聯其他異質系統，是否能快速上線等。否則可能好不容易完成系統的評估及導入後，短期內又要為了系統無法滿足企業需求而必須尋求新的客製功能或是創造新的作業程序，導致企業效率降低，龍困淺灘不斷重工，這對企業來說絕非好事。

　正如鴻海的郭台銘董事長所說：『系統就是「流程」加「表單」，系統是為了確保流程有被正確的執行而存在。』

　而嘉威也為了因應客戶的需求，找到一款適合中小企業的資訊軟體－Cloud EIP，它是一款雲端的資訊系統，提供企業內部資訊、互動的平台，通常包含公告、文件管理、協同作業等，並結合企業流程管理功能 (Business Process Management，簡稱：BPM)，讓中小企業可以突破現行的資訊困境，提升作業的效率與效果。

Cloud EIP四個特色

1. 「真」雲端系統：使用Google最新雲端技術，只要有網路，使用者在世界各地都可以自動備份（經專業第三方測試，可靠度達99.978%）。且為獨立的伺服器載體，企業不須建置機房，也不須因此另聘MIS資訊管理人員。
2. 使用方便、可輕鬆上手：不需要程式基礎，搭配完整的線上使用說明，十分鐘即可以自行設定表單欄位、流程設定，完成一張表單，還可以分工作業。彈性串接現有不同的系統，減少資訊重複登打。
3. 價格親民：依照使用人數，採用月租繳費方式，可隨時租用、隨時停用。
4. 響應式網頁設計：手機、平版、桌機，各種不同裝置都可以登入使用，不需要另外設計或規定何種裝置才可以操作。一機設定，完成多平台使用需求。

　依照我們導入系統的經驗，在透過Cloud EIP兼具未來性與串聯性的功能，協助客戶快速整合資訊與流程，能有效提升公司的流程效率並解決公司在管理上的痛點。若貴公司也有類似的系統需求，不妨與嘉威聯繫，或您也可透過這段影片了解客戶使用心得。

　最後，不免苦口婆心地提醒：「資訊系統是為了協助企業順利運作而產生的工具，別讓資訊系統成為企業溝通痛苦的來源！」希望嘉威的所有客戶都能確切享受到系統帶來的方便。