文·簡晨宇實踐師
這幾個月來，新冠肺炎撼動了我們的日常，口罩跟酒精成了生活不可或缺的必備物資。本來人潮洶湧的賣場只剩小貓兩三隻，實體店面大受影響。也因許多中國的上游廠商延緩或分階段開工，導致出貨時間可能一延再延。對於資源相對缺乏的中小企業而言，更是雪上加霜，但如果我們提前做好風險管理，養成好的習慣，傷害或許就能減至最低。
1建立主導處理的團隊與聯繫管道
首先，當發生這種重大突發事件時，公司是否有主導處理的「小組」或「委員會」？成員是否清楚自己擔任的角色與任務？例如：資材部長必須提早確認供應商的情況，或找尋其他可能的供應商，在原物料缺貨前，早一步以較低的成本採購。
其次，成員們是否熟悉要如何跟其他成員線上視訊溝通？現在社群媒體眾多，只要網路沒有斷線，在聯繫上幾乎就不成問題，市面上有很多像Hangouts Meet、Skype for Business、Teams、ZOOM（貼心提醒：ZOOM近期有資安疑慮）這類的多方視訊軟體可供選用，但如果團隊人員對於這些軟體操作不甚熟稔，勢必會影響會議的效率與品質。
若聯繫溝通順暢，那企業在第一時間的反應就能早上好幾步。
2計算營運資金還可運行的期限
有了主導處理的團隊，團隊就必須一起面對最現實的問題——計算資金可以供企業營運到何時？要如何確保企業可以撐到狀況解除？例如：應收款項是否可提早收回、應付款項是否可延後支付？還有沒有其他資源可以運用？
另外，也須計算庫存及在途商品還可以販賣多久，何時可能會斷貨？除了沒有收入，企業營運可能無以為繼之外，也必須預估對客戶可能造成的影響，提前告知客戶，甚至協助客戶轉單，切勿因此失去客戶的信賴，導致未來更大的損失。
3與公司所有同仁建立狀況處理的共識
當主導處理的成員已經大致釐清可能的狀況，並有因應對策後，就必須對全公司的同仁宣達，一來取得同仁的諒解，二來也讓同仁們了解要如何共體時艱。此外也須定期更新公司處理的進度與方針，讓同仁安心，知道下一步該怎麼走。
4執行重要但不緊急的工作
塞翁失馬，焉知非福。等待狀況好轉而空下來的時間，我們也可趁機執行過往認為重要但不緊急，找不到時間執行的工作，例如：對內部以及休戚與共的產業鏈進行教育訓練，或維護、更新產品行銷文件及管理文件等，為未來打底。一來同仁不會因為空閒而無所事事、胡思亂想；二來加強客戶對我們產品的認識，或讓供應商更理解我們對產品的需求，改善製程或良率，等到雨過天青、狀況解除，我們也已做好萬全準備，就能更快速得到蹲低跳高的美好成果。
未來天災、人禍或疾病可能依然會持續考驗我們。協助客戶建立百年企業、永續經營，是嘉威的心願，歷史的經驗告訴我們，打造良好的企業體質是趨吉避凶的最好辦法，而「提前預想可能會遇到的狀況，就有更多時間可以因應」是不變的鐵律。所以也請各位一起檢視公司內部是否具備處理重大突發事件時的共識與流程，如有需要討論、想要了解執行做法的夥伴也歡迎聯絡嘉威的實踐師團隊。這段期間大家都辛苦了，願一切平安。
